Privacyverklaring

Deze verklaring geldt voor klanten, prospects, evenementgasten en bezoekers van ons kantoor of onze website, waarbij ON2IT verwerkingsverantwoordelijke is. Deze verklaring geldt niet voor gegevens die wij namens onze zakelijke klanten verwerken. Daar zijn wij verwerker, niet verwerkingsverantwoordelijke. Dat is geregeld in onze verwerkersovereenkomst/addendum of de relevante dienstverleningsovereenkomst.

Solliciteer je bij ON2IT? Dan geldt onze afzonderlijke privacyverklaring voor sollicitanten.

1. Wat we verzamelen en waarom

Ons uitgangspunt is dat we alleen verzamelen wat we nodig hebben. Onderstaande lijst toont per activiteit welke persoonsgegevens we gebruiken en op welke grondslag.

Informatie die je ons geeft

• Contact- en offerteverzoeken. Neem je contact met ons op of vraag je een offerte aan? Dan verzamelen we contactgegevens zoals jouw naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en functietitel, zodat we je kunnen antwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te reageren, of de stappen die nodig zijn om een overeenkomst aan te gaan bij een offerteverzoek.
• Jouw account en onze diensten/producten. Neem je een dienst of product af? Dan verzamelen we gegevens om je te registreren, toegang te geven en de dienst of het product te leveren. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Facturering. We verzamelen financiële en factuurgegevens om je te factureren en aan onze fiscale verplichtingen te voldoen. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van een overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen we de dienst niet inrichten, jou niet factureren en niet aan onze fiscale verplichtingen voldoen, en kunnen we de overeenkomst dus niet aangaan of uitvoeren.
• Support en correspondentie. Mail je ons of open je een supportcase? Dan bewaren we die correspondentie, zodat we een geschiedenis hebben als je opnieuw contact opneemt. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst voor klanten, of ons gerechtvaardigd belang bij goede dienstverlening en communicatie voor prospects en andere contacten.
• Nieuwsbrief en updates. Meld je je aan voor een nieuwsbrief of mailinglijst? Dan gebruiken we jouw naam en e-mailadres om de updates te sturen waar je om vroeg. We kunnen ook bestaande klanten updates sturen. Iedere e-mail bevat een afmeldlink. Grondslag: jouw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang voor updates aan bestaande klanten.
• Evenementregistratie. Meld je je aan voor een evenement of webinar? Dan verzamelen we jouw naam, bedrijf en contactgegevens om je te registreren en het evenement te organiseren. Bij een fysiek evenement kunnen we ook vragen naar dieetwensen of toegankelijkheidsbehoeften. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het organiseren van het evenement.

Informatie die we automatisch verzamelen

• Websitegebruik. Bezoek je onze website? Dan verzamelen cookies gegevens zoals jouw IP-adres, apparaat- en browsertype en de pagina’s die je bekijkt, zodat we onze website kunnen laten draaien, beveiligen en verbeteren. Voor de volledige lijst en jouw keuzes, zie Cookies. Grondslag: jouw toestemming voor niet-essentiële cookies en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare website.
• Kantoorbezoeken. Bezoek je ons kantoor? Dan registreren we jouw bezoek voor veiligheid en beveiliging. Dit kan een bezoekersregistratie, toegangslogs en cameratoezicht omvatten. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij veiligheid en beveiliging.

Informatie die we van anderen krijgen

• Zakelijke contactgegevens. We kunnen beperkte zakelijke contactgegevens ontvangen via openbare professionele profielen, partners of contactgegevensleveranciers, om de juiste personen te bereiken voor B2B-verkoop. Op verzoek delen we de bron. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij B2B-verkoop.

2. Hoe lang we jouw persoonsgegevens bewaren

We wegen de hoeveelheid en gevoeligheid van de gegevens, het risico op schade, het doel, of we dat doel ook anders kunnen bereiken en de wet. We bewaren jouw gegevens alleen zo lang als nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden. Daarna wissen of anonimiseren we ze. Hoe lang dat is, hangt af van de grondslag en onze wettelijke verplichtingen:

• Overeenkomst: zolang je klant bent, plus de periode die we daarna nodig hebben voor onze administratie en om claims of geschillen af te handelen.
• Wettelijke verplichting: zolang de wet dat vereist.
• Toestemming: totdat je je toestemming intrekt of de gegevens niet meer nodig zijn.
• Gerechtvaardigd belang: zolang het belang van toepassing is, bijvoorbeeld tijdens een verkooprelatie of ter beveiliging van onze website en kantoren. Daarna wissen of anonimiseren we de gegevens.
• Cookies: zie Cookies.

3. Wanneer we jouw persoonsgegevens delen

We verkopen jouw gegevens nooit. We delen persoonsgegevens alleen wanneer nodig en alleen met partijen die ze goed beschermen. We kunnen persoonsgegevens delen met:

• Dienstverleners die namens ons gegevens verwerken op basis van een overeenkomst, zoals voor e-mail- en nieuwsbriefverzending, websiteanalyse, advertentiemeting, klantchat en bezoekersregistratie.
• Adviseurs, auditors en juristen, waar nodig.
• Autoriteiten, wanneer de wet dat vereist.

4. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de EU/EER verwerken. Bij zo’n doorgifte gebruiken we standaardcontractbepalingen, het EU-US Data Privacy Framework of een adequaatheidsbesluit als waarborg.

5. Hoe we jouw gegevens beschermen

Als cybersecuritybedrijf passen we sterke technische en organisatorische maatregelen toe voor het beschermen van gegevens. Deze worden regelmatig getoetst via onafhankelijke audits, zoals ISO 27001 en SOC 2 Type 2. Voor onze actuele certificeringen en beveiligingsdetails, zie ons Trust Center.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of soortgelijke ingrijpende gevolgen, en we profileren je niet op die manier.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren, te laten wissen, de verwerking te beperken of je gegevens over te dragen, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing, en op elk moment je toestemming in te trekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail dan naar privacy@on2it.net. We zullen eerst jouw identiteit verifiëren en wissen die verificatiegegevens daarna. We reageren binnen een maand en kunnen deze termijn bij complexe verzoeken met twee maanden verlengen. Voor marketing gebruik je de afmeldlink in elke e-mail.

Worden jouw rechten geschonden? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

8. Contact

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via privacy@on2it.net. Je kunt ook onze functionaris gegevensbescherming (FG) bereiken via dpo@on2it.net.

Zie de pagina Contact voor onze contactgegevens.

9. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken wanneer nodig. Bezoek deze pagina om de meest actuele versie te zien.